Pengertian dan Bagian_bagian Dari Manajemen

A. TEORI DARI PARA ILMUWAN

1. Adam Smith (1776)

Peristiwa pertama terjadi pada tahun 1776, ketika Adam Smith menerbitkan sebuah doktrin ekonomi klasik, The Wealth of Nation. Dalam bukunya itu, ia mengemukakan keunggulan ekonomis yang akan diperoleh organisasi dari pembagian kerja (division of labor), yaitu perincian pekerjaan ke dalam tugas-tugas yang spesifik dan berulang.

2. Henry Fayol (1841-1925)

Pada awal abad ke-20, seorang industriawan Perancis bernama Henri Fayol mengajukan gagasan lima fungsi utama manajemen: merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan. Gagasan Fayol itu kemudian mulai digunakan sebagai kerangka kerja buku ajar ilmu manajemen pada pertengahan tahun 1950, dan terus berlangsung hingga sekarang.

3. Max weber

Weber menggambarkan suatu tipe ideal organisasi yang disebut sebagai birokrasi—bentuk organisasi yang dicirikan oleh pembagian kerja, hierarki yang didefinisikan dengan jelas, peraturan dan ketetapan yang rinci, dan sejumlah hubungan yang impersonal. Namun, Weber menyadari bahwa bentuk "birokrasi yang ideal" itu tidak ada dalam realita.

4.  Peter F. Druker (1946)

Pada tahun 1946, Peter F. Drucker—sering disebut sebagai Bapak Ilmu Manajemen—menerbitkan salah satu buku paling awal tentang manajemen terapan: "Konsep Korporasi" (Concept of the Corporation). Buku ini muncul atas ide Alfred Sloan (chairman dari General Motors) yang menugaskan penelitian tentang organisasi.

B.  Fungsi-Fungsi Manajemen (Management Functions)

1. Perencanaan (planning) adalah suatu kegiatan membuat tujuan perusahaan dan diikuti dengan membuat berbagai rencana untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan tersebut.
2. Pengorganisasian (organizing) adalah suatu kegiatan pengaturan pada sumber daya manusia dan sumber daya fisik lain yang dimiliki perusahaan untuk menjalankan rencana yang telah ditetapkan serta menggapai tujuan perusahaan.
3. Pengarahan (directing) adalah suatu fungsi kepemimpinan manajer untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja secara maksimal serta menciptakan lingkungan kerja yang sehat, dinamis, dan lain sebagainya.

4.      Fungsi Pengendalian / Controling

Fungsi pengendalian adalah suatu aktivitas menilai kinerja berdasarkan standar yang telah dibuat untuk kemudian dibuat perubahan atau perbaikan jika diperlukan.

C. Tingkatan Manajemen (Manajemen Level)

Tingkatan manajemen dalam organisasi akan membagi tingkatan manajer menjadi 3 tingkatan,yaitu :

1. Manajer Puncak (Top Manager) terdiri dari kelompok yang relative kecil, manager puncak bertanggung jawab atas manajemen keseluruhan dari organisasi.
2. Manajer menengah (Middle Manager) adalah manajemen menengah dapat meliputi beberapa tingkatan dalam suatu organisasi. Para manajer menengah membawahi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan para manajer lainnya kadang-kadang juga karyawan operasional.
3. Manajer lini garis-pertama (first line) adalah tingkatan manajemen paling rendah dalam suatu organisasi yang memimpin dan mengawasi tenaga-tenaga operasional. Dan mereka tidak membawahi manajer yang lain.

D. SARANA MANAJEMEN

Untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan diperlukan alat-alat sarana (tools). Tools merupakan syarat suatu usaha untuk mencapai hasil yang ditetapkan. Tools tersebut dikenal dengan 6M, yaitu men, money, materials, machines, method, dan markets.

Man, manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja.

Money,  merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besar-kecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan.

Material, terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana.

Machine, digunakan untuk memberi kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja.

Metode, Sebuah metode dapat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha.

Market, adalah tempat di mana memasarkan produk, sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti.

E. PRINSIP MANAJEMEN

1.      Pembagian kerja (Division of work)

2.      Wewenang dan tanggung jawab (Authority and responsibility)

3.      Disiplin (Discipline)

4.      Kesatuan perintah (Unity of command)

5.      Kesatuan pengarahan (Unity of direction)

6.      Mengutamakan kepentingan organisasi di atas kepentingan sendiri

7.      Penggajian pegawai

8.      Pemusatan (Centralization)

9.      Hirarki (tingkatan)

10.  Ketertiban (Order)

11.  Keadilan dan kejujuran

12.  Stabilitas kondisi karyawan

13.  Prakarsa (Inisiative)

14.  Semangat kesatuan, semangat korps

1.1    MANAJEMEN DIRI

Menjadi manajer adalah pekerjaan yang tidak mudah, perlu keterampilan khusus untuk bisa menjadi manajer yang baik. Karena saya merasa masih belum siap untuk menjadi manajer yang baik, maka saya akan melanjutkan studi yang berkaitan dengan manajemen, agar kelak saya bisa menjadi manajer yang baik dan berkualitas.

1.2    MANAJEMEN SDM(SUMBER DAYA MANUSIA)

1.         Mengetahui Karakteristik Manusia

·           Karakteristik Fisik, misalkan :

-       Tinggi Badan

-       Berat Badan

-       Volume Suara

-       Ketahanan Fisik

-       dll

·           Karakteristik Sikis :

a.         Kepribadian

-       Ekstrovert         : Periang, Terbuka, Banyak Bicara, Fleksibel dalam bergaul.

-       Introvert            : Tertutup, pendiam, pemalu, tidak mudah bergaul.

b.        Gaya Belajar

-       Auditori         : lebih banyak belajar melalui mendengar.

-       Visual            : lebih banyak belajar melalui melihat.

Contoh : pelukis, desain, reportase.

-       Kinestetik      : mencoba mengerjakan sendiri.

Contoh : pembawa pesan, penerima telpon.

c.         Gaya Berpikir

-       Konvergen     : berpikir linier, cermat.

Contohnya : programer.

-       Divergen adalah : berpikir menyebar, banyak ide.

Contoh : politisi, negarawan

d.        Gaya Kognitif

-       Bebas (Field Independent) adalah orang yang suka mandiri,analisis.

contohnya : di bidang MIPA.

-       Terikat ( Field Dependent) adalah orang yang suka bekerja sama,suka dibimbing.

contohnya : tutor.

e.         Daya Adopsi

Kemampuan menerima untuk perubahan/inofasi. Daya Adopsi dibagi menjadi 4 yaitu:

1. Orang Adopter adalah orang yang selalu menerima informasi secara cepat.

2. Mayoritas Awal adalah kelompok yang menerima informasi setelah Adaptor.

3. Mayoritas Akhir

4. Laggord adalah orang yang sulit menerima informasi.

f.         Ketahanan Malangan (Advensity)

Ketahanan adalah kemampuan untuk menghadapi halangan.

1. Kelompok Penjelajah/Pendaki

Kelompok yang memiliki ketahanan paling tinggi.

2. Penunggu(Camapar)

Orang yang tidak mau mengambil resiko.

3. Pengerah(Quitter)

Orang yang paling gampang menyerah.

g.        Kecepatan Merespon

1.    Imflusif adalah kelompok yang  cepat merespon rangsangan.

2. Refleksif adalah orang yang sangat lambat  merespon rangsangan.

h.        Gaya Hidup

1. Algoritmik  orang yang bergaya hidup algoritmik adalah orang yang rapi.

2. Heuristik oarang yang acak-acakan adalah orang yang tidak rapi.

2.    Kegiatan Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia

1.    Rekunitmen (Penerimaan)

·       Persiapan

-        Pembentukan panitia

-        Pemberian informasi

-        Pendaftaran

-        Seleksi

1. Administrasi

2. Kemampuan

3. Spikologis

4. Pengumuman Hasil

2. Pembinaan / Pengawasan

·       Pendekatan

-            Pendekatan Yumenistik melalukan pendekatan berdasarkan kemanusian berlandaskan kesadaran.

-            Pendekatan Behaviotistik melakukan pendekatan prilaku berlandaskan aturan.

3.  Mutasi

·       Penyegaran

·       Promosi/Degradasi

4.  Remunerasi

·      Rutin

-        Jabatan

-        Propesi

-        Menurut Golongan/Pangkat

·      Insidental

-        Tunjangan Hari Raya

-        Tunjangan Akhir Tahun

-        Prestasi Kerja

·       Insentif Lain

-        Pemberian Pakaian

-        Pemberian Kendaraan

-        Tunjangan Kesehatan

-        Pemberian Rumah.

1.3           MANAJEMEN RAPAT

1. Manajemen Rapat

Pengertian Manajemen Rapat

Rapat adalah forum yang bersifat formal bagi pengambilan kebijakan organisasi dalam bentuk keputusan, kesepakatan atau lainnya tanpa harus didahului oleh konflik. Jadi jangan masalah sudah terjadi baru diadakan rapat, sedangkan kalau tak ada masalah tidak pernah ada evaluasi secara rutin. Jelas hal ini yang membuat image rapat akan ada jika ada masalah.

Pimpinan rapat yang baik memenuhi kriteria sebagai berikut :

1. Berbicara spontan,
2. Mengemukakan gagasan cemerlang
3. Mampu memotivasi peserta rapat untuk aktif dalam rapat.
4. Mewakili kepentingan pimpinan dengan baik, sehingga tanpa kehadiran pimpinan, rapat tetap mencapai hasil sesuai dengan yang diharapkan.

            Secara general, rencana rapat harus memenuhi unsur 5W + 1H, yakni :

1.      Why, mengapa rapat diselenggarakan:

beberapa alasan kenapa orang menyelenggarakan rapat, yaitu

a.       Ada masalah yang terjadi

b.      Memerlukan keputusan yang cepat

c.       Rapat kuartalan/Bulanan/Mingguan

d.      Ingin melibatkan setiap orang

e.       Menyampaikan informasi yang tidak kontroversi

2.      What, apa agenda rapat atau materi rapat yang akan dibahas dalam rapat.

a.       Menilai butir-butir agenda

-          Menilai permasalahan

-          Menilai tujuan, apakah untuk memberikan informasi?, diskusi? atau memutuskan?

-          Menilai kepentingan rapat

b.      Butir – butir standar

-          Notulen rapat terakhir

-          Permasalahan-permasalahan

-          Tangal dan waktu berikutnya

-          Urutan

-          Hal paling penting pertama

-          Hal kurang penting pertama

-          masalah-masalah rutin.

3.      Who, siapa peserta rapat, ini menyangkut penentuan orang yang akan diundang rapat sesuai dengan materi rapat.

Orang-orang yang perlu diundang dalam rapat yaitu:

-          Perlu memberikan persetujuan

-          Punya keahlian atau informasi yang diperlukan

-          Punya keahlian dan intelegensia untuk membantu kelompok menghasilkan gagasan yang dibuat

-          Akan melaksanakan keputusan

-          Akan mendorong gagasan untuk rapat itu

-          Akan memberikan kontribusi oleh hasilnya

-          Secara langsung akan terpengaruh.

4.      Where, dimana rapat akan diselenggarakan.

-          Ubah tempat pertemuan.

Dengan mengubah tempat pertemuan,  secara psikologis kita memindahkan kaitan antara ruangan dan perilaku. Carilah ruangan atau lokasi yang belum pernah digunakan oleh peserta rapat,  atau ruangan yang memiliki hubungan positif dengan peserta rapat.

-          Bila kita tidak dapat merubah lokasi pertemuan, ubah penampilan dan lay out ruangan. Lakukan apapun yang yang dapat dikaitkan dengan ’kebiasaan’ dan bantu peserta untuk berpindah kepada ekspetasi dan perilaku baru.

-          Ubah juga cara dan metode rapat . Jika tidak, para peserta akan membangun asosiasi negatif dengan lokasi atau tampilan ruangan yang telah anda buat

5.      When, Kapan rapat akan diselenggarakan.

-          Undangan rapat (pertemuan) (pertemuan). Surat undangan pertemuan harus sudah terkirim kepada peserta rapat (pertemuan) minimal 5 hari kerja sebelum hari “H” penyelenggaraan rapat (pertemuan). Pertemuan akan lebih efisien manakala bila telah ada draf bahan rapat dapat dilampirkan dalam undangan.

-          Undangan rapat (pertemuan) harus terurai materi atau daftar atau menu rapat (pertemuan) yang akan diselenggarakan dengan jumlah waktu rapat (pertemuan) yang juga ditetapkan sesuai “bobot” materi rapat (pertemuan). Jangan sampai materi yang memerlukan pembahasan 1 jam hanya disediakan waktu 30 menit yang berarti pembahasan tidak akan bisa tunttas.

-          Mendisiplinkan para peserta rapat (pertemuan) untuk datang tepat waktu. Hal ini penting agar kinerja seseorang dapat dilihat dengan kasat mata tentang “disiplin waktu” di mana saja dan kapan saja.

-          Rapat (pertemuan) dimulai tepat waktu, agar tercipta kebiasaan tepat waktu bagi setiap anggota rapat (pertemuan). Bila budaya saling menunggu dan kebiasaan terlambat tidak dijauhi akan terdapat pemborosan yang tidak diperlukan.

6.      How, bagaimana rapat akan diselenggarakan. Formal atau non formal, terbuka atau tertutup.

Adapun langkah langkah mengefektifkan rapat yaitu:

a.         Rapat rutin harian,mingguan,bulanan,tahunan.

b.         Insidental

1.    Persiapan

-            Agenda rapat

-            Peserta

-            Pemimpin rapat

-            Tempat

-            Waktu

-            Media yang ditemuka/alat

2.    Pelaksanaan

-            Pembukaan

-            Pengarahan

-            Pembahasan

-            Diskusi

-            Perumusan hasil/ Permintaan persetujuan dan pembicaraan hasil

-            Penutupan

1.4    MANAJEMEN KONFLIK

Pengertian Manajemen Konflik

Manajemen Konflik adalah konflik sebetulnya tidak terbatas pada kejadian – kejadian (bermusuhan). Hal ini dianggap positif semacam pembangunan pun bisa menimbulkan konflik. Karena pembangunan senantiasa menimbulkan konflik , maka semestinya setiap usaha pembangunan mencakup pula pengelolaan konflik. Jadi konflik sebenarnya adalah suatu situasi yang terjadi manakala terjadi perbedaan, tumpang tindih kepentingan kehendak. Perbedaan yang terjadi bisa saja sangat bertolak belakang/berlawanan sehingga menimbulkan bentrokan, atau sekedar perbedaan arah yang membuat tidak nyambung (menyimpang) dan kesalahpahaman.

Tahapan-Tahapan Perkembangan kearah terjadinya Konflik :

1.      Konflik masih tersembunyi (laten)
Berbagai macam kondisi emosional yang dirasakan sebagai hal yang biasa dan tidak dipersoalkan sebagai hal yang mengganggu dirinya.

2.       Konflik yang mendahului (antecedent condition)
Tahap perubahan dari apa yang dirasakan secara tersembunyi yang belum mengganggu dirinya, kelompok atau organisasi secara keseluruhan, seperti timbulnya tujuan dan nilai yang berbeda, perbedaan peran dan sebagainya.

3.       Konflik yang dapat diamati (perceived conflicts) dan konflik yang dapat dirasakan (felt conflict)
Muncul sebagai akibat antecedent condition yang tidak terselesaikan.

4.      Konflik terlihat secara terwujud dalam perilaku (manifest behavior)
Upaya untuk mengantisipasi timbulnya konflik dan sebab serta akibat yang ditimbulkannya; individu, kelompok atau organisasi cenderung melakukan berbagai mekanisme pertahanan diri melalui perilaku.

5.      Penyelesaian atau tekanan konflik
Pada tahap ini, ada dua tindakan yang perlu diambil terhadap suatu konflik, yaitu penyelesaian konflik dengan berbagai strategi atau sebaliknya malah ditekan.

6.      Akibat penyelesaian konflik
Jika konflik diselesaikan dengan efektif dengan strategi yang tepat maka dapat memberikan kepuasan dan dampak positif bagi semua pihak. Sebaliknya bila tidak, maka bisa berdampak negatif terhadap kedua belah pihak sehingga mempengaruhi produkivitas kerja.

Adapun dampak – dampak dari manajemen konflik:

1.      Dampak Positif dan

2.      Dampak Negatif

Contoh dampak Positif dari manajemen konflik adalah:

1. Meningkatnya ketertiban dan kedisiplinan dalam menggunakan waktu bekerja, seperti hampir tidak pernah ada karyawan yang absen tanpa alasan yang jelas, masuk dan pulang kerja tepat pada waktunya, pada waktu jam kerja setiap karyawan menggunakan waktu secara efektif, hasil kerja meningkat baik kuantitas maupun kualitasnya.
2.  Meningkatnya hubungan kerjasama yang produktif. Hal ini terlihat dari cara pembagian tugas dan tanggung jawab sesuai dengan analisis pekerjaan masing-masing.
3. Meningkatnya motivasi kerja untuk melakukan kompetisi secara sehat antar pribadi maupun antar kelompok dalam organisasi, seperti terlihat dalam upaya peningkatan prestasi kerja, tanggung jawab, dedikasi, loyalitas, kejujuran, inisiatif dan kreativitas.

Contoh dampak Negatif dari manajemen konflik adalah

1. Meningkatkan jumlah absensi karyawan dan seringnya karyawan mangkir pada waktu jam-jam kerja berlangsung seperti misalnya ngobrol berjam-jam sambil mendengarkan sandiwara radio, berjalan mondar-mandir menyibukkan diri, tidur selama pimpinan tidak ada di tempat, pulang lebih awal atau datang terlambat dengan berbagai alasan yang tak jelas.
2. Banyak karyawan yang mengeluh karena sikap atau perilaku teman kerjanya yang dirasakan kurang adil dalam membagi tugas dan tanggung jawab.
   Seringnya terjadi perselisihan antar karyawan yang bisa memancing kemarahan, ketersinggungan yang akhirnya dapat mempengaruhi pekerjaan, kondisi psikis dan keluarganya.
3.  Banyak karyawan yang sakit-sakitan, sulit untuk konsentrasi dalam pekerjaannya, muncul perasaan-perasaan kurang aman, merasa tertolak oleh teman ataupun atasan, merasa tidak dihargai hasil pekerjaannya, timbul stres yang berkepanjangan yang bisa berakibat sakit tekanan darah tinggi, maag ataupun yang lainnya.

Cara mengatasi konflik dalam diri Individu (Intraindividual Conflict) :

1. Menciptakan kontak dan membina hubungan
2. Menumbuhkan rasa percaya dan penerimaan
3.  Menumbuhkan kemampuan /kekuatan diri sendiri
4. Menentukan tujuan
5. Mencari beberapa alternative
6. Memilih alternatif
7. Merencanakan pelaksanaan jalan keluar

1.5    MANAJEMEN SARANA/PRASARANA

            Manajemen sarana dan prasarana terdiri dari 2 kata yaitu Sarana yang berarti alat dan Prasarana yang berarti tempat untuk menampung alat-alat, seperti gedung (lingkungan).

            Sasaran yang ingin dicapai dari manajemen sarana dan prasarana adalah efisiensi dan efektifitas. Manajemen ini memiliki dua model manajemen, yaitu :

1.      Perencanaan Sarana / Prasarana

Dengan dibangunnya kantorcabang baru, maka sarana / prasarananya harus direncanakan. Perencanaan sarana / prasarana mungkin bisa dilakukan saat rapat kerja.Perencanaan sarana / prasarana ini sangat penting, agar sarana / prasarana yang ada bisa terpakai secara tepat dan efisien.

2.      Pengadaan

Pengadaan sarana / prasarana bisa diurut keberadaannya berdasarkan prioritas sarana / prasarana tersebut jika dalam pengadaanya minim biaya. Diutamakan yang mana yang lebih penting.

3.      Perawatan

Sarana / prasarana yang telah ada kini perlu mendapat perawatan agar umur pemakaiannya lebih lama, sehingga biaya operasionalnya bisa di tekan.Mungkin untuk dalam hal ini saya akan membutuhkan tenaga kerja khusus untuk perawatan sarana / prasarana.

4.      Mutasi sarana / prasarana

Mutasi sarana / prasarana juga perlu dilakukan, misalnya terjadi penumpukan sarana / prasarana yang melebihi kebutuhan, sehingga perlu dilakukan mutasi seperti pemindahan kekantor cabang lainnya yang membutuhkannya, atau mutasi sarana / prasarana karena sudah usang / tua dan tidak layak pakai, sehingga sarana / prasarana akan diputihkan.

1.6    MANAJEMEN PERUBAHAN

Ada 3 kelompok manajemen perubahan individu yaitu:

1.         Individu yang selalu siap menghadapi perubahan.

2.         Individu yang berubah pada saat terjadi perubahan.

3.         Individu yang tidak pernah menyadari perubahan.

Cara memenij manajemen Perubahan pada Individu

·         Sosialisasi

·         Antisipasi

Artikel Terkait: